Getting Things Done : การเยียวยาจิตใจด้วยศิลปะการจัดการเวลา

ในโลกที่เร่งรีบและเต็มไปด้วยภาระ การควบคุมเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ กลายเป็นศิลปะที่ทุกคนปรารถนา การหาสมดุลระหว่างงาน ครอบครัว และความสุขส่วนตัว เป็นปริศนาที่หลายคนพยายามไขปริศนายาวนาน

จากรัสเซีย ประเทศที่ให้กำเนิดนักเขียน greats ที่มีชื่อเสียงอย่าง Dostoevsky, Tolstoy, and Chekhov ปรากฏผลงานชิ้นเอกทางด้านการจัดการเวลาขึ้นมา โดย David Allen ผู้ซึ่งได้รื้อฟื้นและพัฒนาทฤษฎีการจัดการเวลาแบบ “Getting Things Done” หรือ GTD

GTD ไม่ใช่แค่สมุดบันทึกหรือแอปพลิเคชันช่วยจำงานประจำวัน แต่มันเป็นระบบที่ครอบคลุมและมีตรรกะ โดยมุ่งเน้นไปที่การเคลียร์ความคิด และจัดระเบียบงานในเชิง Actionable

Allen พัฒนาระบบ GTD จากประสบการณ์ส่วนตัวและการสังเกตว่า “ความเครียด” เกิดขึ้นเมื่อเราพยายามจำทุกอย่างไว้ในหัว โดยไม่ผ่านกระบวนการ “จัดหมวดหมู่” และ “ดำเนินการ” อย่างเป็นระบบ

หลักการ 5 ขั้นของ GTD

GTD ประกอบด้วย 5 ขั้นที่贯穿整個ระบบ:

1. Capture (จับ) : บันทึกทุกสิ่งที่อยู่ในใจ ไม่ว่าจะเป็นความคิด รายการงาน หรือแม้กระทั่งแรงบันดาลใจ จากนั้น จัดเรียงข้อมูลเหล่านี้ไว้ใน “Inbox” ของ GTD

2. Clarify (ชี้แจง): ตรวจสอบรายการใน Inbox และกำหนดว่าแต่ละรายการคืออะไร

   • Actionable: ต้องการดำเนินการ
   • Reference: ข้อมูลอ้างอิง
   • Trash: ขยะ

3. Organize (จัดระเบียบ): จัดกลุ่ม Actionable Items ไว้ใน “Project Lists” หรือ “Context Lists”

4. Reflect (สะท้อน): ทบทวนระบบ GTD เป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงตรงกับความต้องการและบริบทปัจจุบัน

5. Engage (ดำเนินการ) : เลือก Actionable Items จากรายการที่พร้อมแล้ว และดำเนินการตามแผน

GTD: ศิลปะการ “ว่าง”

Allen ย้ำว่า การที่ GTD ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการ “清空你的头脑”

เมื่อเราสามารถเคลียร์ความคิด และย้ายข้อมูลไปยังระบบ GTD เราก็จะรู้สึก “เบา” และมีพื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น GTD ไม่ใช่แค่เครื่องมือ แต่เป็นปรัชญาชีวิต

ตารางเปรียบเทียบ GTD กับวิธีการจัดการเวลาแบบอื่นๆ

วิธีการ	ข้อดี	ข้อเสีย
To-Do Lists	ง่ายและรวดเร็ว	ไม่เหมาะสำหรับงานที่ซับซ้อน
ปฏิทิน	ช่วยให้ระลึกถึงนัดหมาย	ไม่เหมาะสำหรับงานที่ต้องแบ่งเป็นขั้นตอน
GTD	ครอบคลุมและยืดหยุ่น	ต้องใช้เวลาในการตั้งค่า

การออกแบบ: สร้างสรรค์และดึงดูด

GTD ไม่ได้มีเพียงแค่เนื้อหาที่ล้ำลึก แต่ยังมีการออกแบบที่เรียบง่าย yet functional หนังสือเล่มนี้เป็น “คู่มือ” ที่เข้าใจง่าย โดยเน้นการใช้ภาพประกอบ และตัวอย่าง

Allen เชื่อว่า “ความงาม” ของ GTD อยู่ที่ความสามารถในการปรับให้เข้ากับ “ชีวิตจริง” ของแต่ละบุคคล

สรุป:

“Getting Things Done” ไม่ใช่แค่หนังสือคู่มือการจัดการเวลา แต่เป็นปรัชญาที่สอนให้เรา “มีสติ” และ “ควบคุม” เวลาของตนเอง GTD เป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง ที่สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายและใช้ชีวิตอย่างมีความสุข

คำแนะนำ:

• ลองอ่านบทนำก่อนที่จะตัดสินใจ
• ใช้เทคนิค “Capture” ในชีวิตประจำวัน
• จัดการ “Inbox” ของ GTD อย่างน้อย 2 ครั้งต่อสัปดาห์

GTD เป็นมากกว่าหนังสือ - มันเป็นวิธีการใช้ชีวิต.